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Prüfprotokolle – wie Sie eine richtige Dokumentation sicherstellen
Was ist ein Prüfprotokoll?
Ein Prüfprotokoll (auch Prüfbericht oder Wartungsprotokoll genannt) ist ein Dokument, mit dem der aktuelle Zustand von technischen Arbeitsmitteln systematisch nachvollziehbar gemacht wird. Zu diesen Arbeitsmitteln zählen nach BetrSichV „Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen, die für die Arbeit verwendet werden“. Viele dieser Prüfungen sind gesetzlich vorgeschrieben, um rechtzeitig Mängel an den Betriebsmitteln festzustellen und die Arbeitssicherheit zu gewährleisten. Die richtige Prüfungsdokumentation schafft Transparenz für spätere Wiederholungsprüfungen und ist ein rechtssicherer Nachweis darüber, dass die vorgeschriebenen Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden
Rechtliche und normative Grundlagen
BetrSichV & DGUV
Die Pflicht zur Dokumentation von Prüfungsergebnissen von Arbeitsmitteln ist in der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) geregelt. Diese gehört zum besonderen Verwaltungs- und Arbeitsschutzrecht und legt fest, dass Arbeitsmittel wie Maschinen, Geräte und Anlagen vor der ersten Nutzung sowie in regelmäßigen Abständen geprüft werden müssen.
Ebenfalls existieren Vorgaben der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung), insbesondere die DGUV-Vorschrift 1 zu allgemeinen Unfallverhütungsvorschriften, sowie die DGUV-Vorschrift 3 zu elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln.
Durch die BetrSichV sowie die DGUV wird zwar der Prüfungsrahmen vorgegeben, in welchem Umfang und in welchen Abständen einzelne Prüfungen erfolgen sollen, muss der Arbeitgeber allerdings bis auf einzelne Sonderfälle selbst entscheiden. Dabei ist es die Pflicht des Arbeitgebers, stets die Sicherheit der Anlagen zu gewährleisten. Für Arbeitsmittel, die potenzielle Gefahren für Beschäftigte darstellen, sind deshalb wiederkehrende Prüfungen Pflicht.
Nach § 14 BetrSichV müssen Kontrollen auch nach außergewöhnlichen Ereignissen wie Unfällen oder längeren Zeiträumen der Nichtnutzung erfolgen. Die Prüfungen dürfen zudem nur von befähigten Prüfern mit entsprechenden Qualifikationen durchgeführt werden. Nach Vorschrift 3 der DGUV sind das bei elektrischen Anlagen und Arbeitsmitteln etwa elektrisch unterwiesene Personen und qualifizierte Elektrofachkräfte.
Die BetrSichV sowie die DGUV legen fest, dass jede Prüfung dokumentiert werden muss. Erst ein Protokoll gilt also als Nachweis, dass eine Begutachtung rechtmäßig stattgefunden hat. Solch ein Durchführungsprotokoll sollte mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden, idealerweise allerdings so lange, wie das Arbeitsmittel genutzt wird. So kann auch bei einem Schadensfall die Durchführung einer Prüfung bewiesen werden.
DIN-Normen
DIN-Normen sind zwar grundsätzlich nicht gesetzlich bindend, solange sie nicht in Gesetzen, Verordnungen oder Verträgen explizit erwähnt werden. Dennoch sind sie auch für Prüfprotokolle eine wichtige Orientierungshilfe, um eine korrekte Durchführung und Dokumentation zu gewährleisten.
Die DIN VDE 0100-600 etwa beschreibt Anforderungen an die Erstprüfung von Niederspannungsanlagen und enthält viele Punkte, die für einen Prüfbericht nach DGUV und BetrSichV gefordert werden. Für wiederkehrende Prüfungen elektrischer Anlagen ist die DIN VDE 0105-100 eine geeignete Orientierung. Auch diese Norm gibt vor, dass Umfang und Ergebnisse einer Inspektion dokumentiert werden müssen. Besonders wichtig ist hierbei, dass auch Abweichungen bei Messungen oder Prüfverfahren gesondert vermerkt werden.
Für ortsveränderliche Geräte und elektrische Medizinprodukte gelten weitere Normen, wie DIN EN 50678, DIN EN 50699 und DIN EN 62353 (VDE 0701, 0702, 0751-1). Sie schreiben unter anderem vor, dass geprüfte Geräte mit Prüfplaketten gekennzeichnet werden sollten, und legen Mindestinhalte für Prüfberichte fest.
Letztendlich bleibt die Umsetzung der DIN-Normen in der Hand des Prüfers. Dieser muss entscheiden, welche Art der Durchführung und Prüfungsdokumentation die höchstmögliche Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Was gehört in ein Prüfprotokoll?
Ein Prüfprotokoll muss gemäß § 14 Absatz 7 der BetrSichV folgende Informationen enthalten: Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der prüfenden Person. Auch DIN-Normen orientieren sich an diesen grundlegenden Aspekten.
Metadaten
Zuerst sollten in der Prüfungsdokumentation allgemeine Angaben festgehalten werden. Dazu gehören Informationen zum Prüfer, das Datum und gegebenenfalls auch die Uhrzeit der Prüfung. Auch das Prüfobjekt selbst muss genau beschrieben werden. Dies kann durch Informationen wie Gerätetyp, Geräte- oder Typennummer, Hersteller und Standort des Prüfobjektes erfolgen.
Prüfablauf und Ergebnisdokumentation
Der Prüfablauf gliedert sich in Besichtigungsprotokoll, Erprobungsprotokoll und Messprotokoll.
Besichtigungsprotokoll: Hier wird das Gerät durch Sichtprüfung auf Beschädigungen, Abnutzung oder Verschleiß kontrolliert.
Erprobungsprotokoll: In diesem Schritt werden Tests durchgeführt, um die Reaktionen von Sicherheits- und Bedieneinrichtungen zu erfassen.
Messprotokoll: Bei der Durchführung von Messungen werden entsprechende Werte, etwa der Isolationswiderstand, die Schleifenimpedanz oder die Berührungsspannung, festgehalten. Ergebnisse können anschließend mit den zulässigen Grenzwerten verglichen werden.
Am Ende des Prüfungsablaufs erfolgt eine Bewertung des Gesamtzustands des Arbeitsmittels. Dieses Endergebnis beantwortet, wie die Sicherheit des Prüfobjektes einzuordnen ist, welche Mängel es gibt und wo Wartungen und Reparaturen notwendig sind.
Dokumentation besonderer Umstände und Abweichungen
Für eine bessere Nachvollziehbarkeit sollten auch Abweichungen Teil des Prüfprotokolls sein. Werden Prüfschritte ausgelassen oder anders durchgeführt, müssen diese Unterschiede dokumentiert und begründet werden. Es ist auch sinnvoll, verwendete Prüf- und Messgeräte anzugeben, insbesondere wenn ihre Spezifikationen Auswirkungen auf die Aussagekraft der Messergebnisse haben. Schließlich sollten auch Prüffristen und Hinweise auf nächste und wiederkehrende Prüfungen im Protokoll vermerkt sein.
Prüfungsdokumentation mit Papier vs. digital
Prüfprotokolle können digital oder auf Papier ausgefüllt werden. Ob Papier- oder Elektro-Prüfprotokoll, ist dabei weder durch BetrSichV noch durch DGUV vorgegeben. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile, weshalb eine Kombination oft am sinnvollsten ist.
Papierbasierte Dokumentation
Prüfungen, die mit einem Papier dokumentiert werden, sind einfach und ohne IT-Kenntnisse vor Ort ausfüllbar. Allerdings kann, wenn viele Arbeitsmittel regelmäßig geprüft werden müssen, die Archivierung und das Finden von Protokollen im Schadensfall aufwendig und unübersichtlich werden. Ungeeignet ist eine papierbasierte Dokumentation auch, wenn viele Änderungen und Korrekturen an einem Protokoll notwendig sind. Zudem besteht bei Papierprotokollen ein höheres Risiko, dass entsprechende Dokumente beschädigt werden oder verloren gehen.
Elektro-Prüfprotokolle
Elektro-Prüfprotokolle können durch elektronische Softwarelösungen und Systeme, Apps, Tabellenkalkulationen wie Excel oder digitale Versionen der Papierkontrolle wie etwa elektronische Formulare erfolgen. Eine elektronische Dokumentation vereinfacht die Speicherung und Aufbewahrung von Protokollen. Auch, wenn nach einem bestimmten Dokument gesucht wird, kann dies durch die Elektro-Prüfungskontrolle vereinfacht werden. Teilweise ist es auch möglich, automatische Erinnerungen für wiederkehrende Prüfungen festzulegen, Messwerte direkt zu importieren und auszuwerten und Fotos oder Videos hinzuzufügen.
Wichtig ist allerdings, immer Backups der Daten zu erstellen, um bei Systemausfällen keine Datenverluste zu riskieren. Auch die technische Infrastruktur aus Geräten wie Tablets und PCs sollte ausreichend und in geeigneter Qualität für die Durchführung von Elektro-Prüfprotokollen vorhanden sein. Teilweise erfordern komplizierte Softwareprogramme auch die Schulung von Mitarbeitern, um eine sinnvolle Nutzung zu ermöglichen.
Risiken fehlerhafter Dokumentation
Ist ein Prüfprotokoll fehlerhaft oder unvollständig, kann nicht sichergestellt werden, dass eine Prüfung der Betriebsmittel rechtmäßig erfolgt ist. Im schlimmsten Fall kann dies die Sicherheit der Beschäftigten gefährden, etwa wenn Mängel und Sicherheitsrisiken nicht erkannt und/oder dokumentiert werden. Dies kann zu strafrechtlichen Konsequenzen führen, da Arbeitgeber nach der Betriebssicherheitsverordnung und DGUV zu einer Prüfungsdokumentation verpflichtet sind. Auch unnötige Kosten können entstehen, wenn notwendige Instandhaltungsmaßnahmen durch eine unkorrekte Dokumentation verzögert werden. Um höheren Aufwand, Kosten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden sowie die Sicherheit von Personen zu gewährleisten, lohnt es sich daher, gleich die geeigneten Maßnahmen für eine sorgfältige Prüfungsdokumentation zu ergreifen.
